A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um dos documentos mais importantes para as empresas brasileiras, sendo fundamental para o cumprimento das obrigações tributárias. 

Neste artigo, abordaremos todos os aspectos essenciais sobre a obrigação, desde sua definição até o passo a passo para a declaração, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as exigências fiscais.

O que é a ECF?

A ECF é um instrumento obrigatório para todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional. 

Instituída pela Receita Federal do Brasil, a obrigação substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) desde 2014.

Portanto, seu principal objetivo é a prestação de contas das informações fiscais e contábeis, além de assegurar a conformidade com a legislação tributária vigente.

Quem deve declarar a ECF?

Todas as pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil, inclusive imunes e isentas, estão obrigadas a apresentar a ECF. As únicas exceções são as empresas optantes pelo Simples Nacional, os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas.

Empresas imunes e isentas

Apesar de estarem obrigadas a declarar a ECF, as empresas imunes e isentas possuem um regime diferenciado. 

Ainda assim, elas devem preencher o documento conforme as particularidades da sua isenção ou imunidade, assegurando o correto registro de todas as especificidades fiscais.

Prazo para entrega da ECF

O prazo de entrega da ECF é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere. 

Por exemplo, a escrituração referente ao ano-calendário de 2023 deve ser entregue até o último dia útil de julho de 2024.

Penalidades por atraso

A entrega fora do prazo sujeita a empresa a multas, que podem variar conforme o regime tributário da empresa. 

As multas podem ser de 0,5% a 5% do valor da receita bruta da empresa, ou, no caso de empresas inativas, valores fixos estabelecidos pela Receita Federal. A conformidade com o prazo é essencial para evitar essas penalidades.

Como declarar a ECF?

Veja passo a passo como declarar.

Reunir os documentos necessários

Antes de iniciar o preenchimento da ECF, é fundamental reunir todos os documentos e informações contábeis e fiscais da empresa. Isso inclui:

• Balanços patrimoniais;
• Demonstrações de resultados;
• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Informações sobre créditos e débitos tributários.

Utilizar o Programa Validador e Assinador da ECF (PVA)

A Receita Federal libera o Programa Validador e Assinador da ECF (PVA-ECF) a ser utilizado para o preenchimento e a transmissão. 

O programa está disponível para download no site da Receita Federal e é compatível com os sistemas operacionais Windows, Linux e MacOS.

Preencher a ECF

O preenchimento deve ser feito de maneira detalhada e precisa, garantindo que todas as informações fiscais e contábeis estejam corretas. Contudo, o PVA-ECF possui diversas fichas que devem ser preenchidas, como:

• Identificação da Pessoa Jurídica;
• Informações Econômicas e Fiscais;
• Escrituração Contábil;
• Apuração do Imposto de Renda e da Contribuição Social;
• Controle de Saldo de Prejuízos Fiscais e Base de Cálculo Negativa.

Validar e assinar a ECF

Após o preenchimento, é necessário validar utilizando o próprio PVA-ECF. A validação verifica a consistência e a integridade das informações prestadas. Em seguida, a escrituração deve ser assinada digitalmente com um certificado digital válido.

Transmitir a ECF

Com a ECF preenchida, validada e assinada, o próximo passo é a transmissão do documento à Receita Federal. A transmissão é feita eletronicamente, diretamente pelo PVA-ECF. 

Após a transmissão, é importante guardar o recibo de entrega, que serve como comprovante do cumprimento da obrigação fiscal.

Principais erros ECF

Veja quais são os principais erros ao preencher a declaração:

FORMA_TRIB do Registro 10 não é válido

Um dos erros comuns na importação ocorre devido à ausência da configuração correta do arquivo transmitido pelo SPED ECF, resultando no erro “FORMA_TRIB do Registro 10 não é válido”. 

No entanto, esse problema geralmente surge quando as informações tributárias não são devidamente configuradas antes da importação. 

Por outro lado, a solução para esse problema é utilizar um sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) que automatiza e verifica a consistência dos dados antes da transmissão, garantindo que todas as configurações necessárias estejam corretas.

Divergência nas receitas brutas informadas

Outro erro frequente é a divergência entre o total das receitas brutas informadas e a receita calculada. 

Esse problema geralmente está relacionado aos saldos das receitas nos registros P150 (Demonstração do Resultado do Exercício – DRE), P200 e P400 (apuração fiscal do IRPJ e CSLL). 

Ou seja, a inconsistência pode ocorrer devido a contas referenciadas incorretamente, resultando em discrepâncias nas receitas declaradas. 

Para evitar esse erro, é crucial verificar e conciliar todos os registros, garantindo que as informações contábeis e fiscais estejam alinhadas.

Inconsistência no valor informado em I155 e I157

A incoerência entre os valores informados no campo saldo inicial do registro de Saldos Periódicos (I155) e os saldos iniciais nos registros de transferência de saldos do plano de contas anterior (I157) é um erro comum. 

Este problema ocorre quando os saldos iniciais não correspondem aos saldos finais informados na Escrituração Contábil Digital (ECD) enviada anteriormente.

Ou seja, para evitar essa inconsistência, os profissionais contábeis devem garantir que os saldos iniciais sejam cadastrados com base nos saldos finais da ECD, assegurando a continuidade  e a correção dos dados contábeis.

Código da conta referencial inexistente

A ausência do código da conta referencial correta é outro erro crítico no preenchimento da ECF. 

É preciso referenciartTodas as contas bancárias e saldos corretamente e apresentar em uma única conta consolidada.  Isso porque, quando essas referências estão incorretas ou inexistentes, a escrituração contábil perde sua integridade, comprometendo a veracidade dos dados apresentados. 

Portanto, é essencial verificar que todas as contas e saldos sejam corretamente referenciados e espelhados na escrituração contábil que será entregue na ECF.

Dicas para uma ECF sem erros

Confira as principais dicas para transmitir a ECF sem erros. Confira.

Manter a contabilidade em dia

Manter a contabilidade da empresa sempre atualizada é essencial para o preenchimento correto da ECF. 

Ou seja, informações contábeis desatualizadas podem resultar em erros no documento e, consequentemente, em penalidades para a empresa.

Revisar as informações

Revisar cuidadosamente todas as informações antes de transmitir a escrituração é uma prática recomendada. 

Contudo, erros e omissões podem ser evitados com uma revisão minuciosa, garantindo a precisão dos dados prestados.

Utilizar softwares de gestão

O uso de softwares de gestão contábil pode facilitar o processo de preenchimento da ECF, automatizando a coleta e a organização das informações fiscais e contábeis. 

Isso porque, esses softwares auxiliam na integração dos dados e na geração dos arquivos necessários para a escrituração.

Benefícios da ECF para as empresas

Apesar de ser uma obrigação para as empresas, a escrituração também traz algumas vantagens:

Transparência fiscal

Promove maior transparência nas informações fiscais e contábeis das empresas, facilitando a fiscalização por parte da Receita Federal e reduzindo a possibilidade de fraudes e sonegações.

Melhor gestão financeira

As empresas têm uma visão mais clara e detalhada de sua situação financeira, possibilitando uma melhor gestão dos recursos e o planejamento estratégico mais eficiente.

Cumprimento das obrigações legais

Declarar de maneira correta e dentro do prazo garante o cumprimento das obrigações legais da empresa, evitando multas e outras penalidades que possam comprometer a saúde financeira do negócio.

Principais desafios no preenchimento da ECF

Ainda assim, é preciso destacar que o preenchimento gera muitas dúvidas devido a sua dificuldade. Entenda os principais motivos.

Complexidade das informações

A ECF exige uma grande quantidade de informações detalhadas, o que pode ser desafiador para empresas que não possuem um controle contábil rigoroso. 

Neste caso, a complexidade das informações pode resultar em erros e omissões se não houver uma gestão eficiente.

Atualização constante da legislação

A legislação tributária brasileira está em constante atualização, e é crucial que as empresas estejam sempre informadas sobre as mudanças para garantir o preenchimento correto. 

Ou seja, requer um acompanhamento contínuo das normas e diretrizes emitidas pela Receita Federal.

Integração de sistemas

Empresas que utilizam múltiplos sistemas de gestão precisam garantir a integração desses sistemas para que todas as informações contábeis e fiscais estejam consolidadas na ECF. Falhas na integração podem levar a inconsistências nos dados apresentados.

Ferramentas e recursos para auxiliar na ECF

Softwares de contabilidade

Diversos softwares de contabilidade no mercado são projetados para facilitar o preenchimento da ECF. 

Isso porque, eles automatizam o processo de coleta de dados e geração dos arquivos necessários, reduzindo o risco de erros humanos.

Consultorias especializadas

Contratar uma consultoria especializada em contabilidade e tributos pode ser uma solução eficaz para garantir o cumprimento das obrigações fiscais. 

Isso porque essas consultorias possuem expertise na legislação tributária e podem auxiliar no preenchimento correto da ECF.

Capacitação contínua

Investir na capacitação contínua dos profissionais de contabilidade da empresa é fundamental. 

Cursos, workshops e treinamentos sobre e a legislação tributária são importantes para manter a equipe atualizada e preparada para lidar com as complexidades do processo.

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Conclusão

A ECF é uma obrigação fundamental para as empresas brasileiras, assegurando a conformidade com a legislação tributária e promovendo a transparência fiscal. 

Manter a contabilidade em dia, revisar as informações e utilizar ferramentas adequadas são práticas essenciais para o preenchimento correto e completo.

Portanto, com essas orientações, sua empresa estará preparada para cumprir essa importante obrigação fiscal, garantindo uma gestão financeira eficiente e segura.