A substituição da DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) está agendada para 2025. Ainda assim, continua a ser um tema relevante para empresas em todo o Brasil.

A mudança, promovida pela Receita Federal, busca simplificar o sistema tributário e otimizar a entrega de informações fiscais.

No entanto, traz uma série de novas obrigações que as empresas devem observar para garantir o cumprimento correto das normas.

Entenda o que é a DIRF

A DIRF é uma obrigação acessória anual que empresas devem apresentar à Receita Federal. O objetivo é informar os valores pagos a empregados, autônomos e outros terceiros que tenham tido retenções de Imposto de Renda na fonte (IRRF).

Essa declaração inclui dados sobre a remuneração e outras formas de pagamentos sujeitos à retenção de IR, como serviços prestados por terceiros.

Embora o objetivo principal da DIRF seja o de informar ao fisco sobre a retenção de Imposto de Renda (IR), a declaração também abrange contribuições sociais. Entre elas, o Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e Constribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Ou seja, para as empresas, a DIRF é uma das principais obrigações acessórias. Assim como, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) e o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

O que motivou a substituição da DIRF?

A substituição da DIRF se insere no contexto de simplificação tributária. A Receita Federal vem implementando uma série de medidas para modernizar o sistema. A intenção é de facilitar a vida dos contribuintes e reduzindo a redundância de informações enviadas ao fisco.

Atualmente, há diversos sistemas separados que as empresas utilizam para reportar suas obrigações fiscais. Essa multiplicidade pode gerar duplicações de dados e aumentar o risco de erros.

A partir de 1º de janeiro de 2025, o governo extinguirá a DIRF. Com isso, os dados serão enviados pelas plataformas eSocial e EFD-Reinf.

Essa mudança unifica as informações em um sistema mais eficiente, facilitando a fiscalização e agilizando o processo de envio.

Extinção da DIRF adiada para 2025

Originalmente, a substituição da DIRF estava programada para ocorrer em 2024. No entanto, em março de 2024, a Receita Federal prorrogou o prazo para 1º de janeiro de 2025, dando às empresas mais tempo para se adaptarem ao novo modelo.

Até lá, as empresas continuarão a usar a DIRF para reportar os dados relativos ao ano-calendário de 2024.

Muitos consideraram a prorrogação uma forma de evitar transtornos, já que a transição para o novo sistema exige ajustes nos processos internos e nas tecnologias das empresas.

O prazo adicional deve permitir que as companhias se adaptem sem prejudicar a qualidade da informação enviada ao fisco.

Principais mudanças com a substituição da DIRF

Com a substituição da DIRF, as obrigações acessórias relacionadas à retenção de impostos passarão por uma reformulação. O foco principal será a centralização dos dados no eSocial e na EFD-Reinf, eliminando a necessidade de múltiplos envios de informações fiscais.

EFD-Reinf

A EFD-Reinf registrará as informações sobre retenções de impostos não relacionadas à folha de pagamento, como pagamentos a prestadores de serviços e contratos de terceirização.

Ou seja, a plataforma complementa o eSocial, que continuará sendo utilizado para os dados relacionados à folha de pagamento e contribuições previdenciárias.

eSocial

O eSocial centralizará as informações sobre remuneração dos trabalhadores e as retenções de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) associadas. Isso inclui dados sobre folha de pagamento, contribuições sociais e tributos retidos na fonte.

Unificação de plataformas

A extinção da DIRF e a centralização das obrigações fiscais em plataformas como o eSocial e a EFD-Reinf deve facilitar o envio de dados e reduzir o risco de inconsistências.

Portanto, com a unificação, as empresas terão um ponto único para envio de informações, diminuindo o número de processos burocráticos e o risco de penalidades por declarações incorretas ou duplicadas.

Novas obrigações para as empresas

Além disso, a substituição da DIRF trará uma série de novas exigências e ajustes que as empresas precisarão adotar para garantir o correto cumprimento de suas obrigações fiscais. Entre as principais mudanças, destacam-se:

• Adequação dos sistemas internos: será necessário ajustar os sistemas de contabilidade e folha de pagamento para garantir que as informações sejam enviadas corretamente para o eSocial e a EFD-Reinf;
• Capacitação da equipe: será essencial capacitar as equipes de contabilidade e recursos humanos para que estejam preparadas para a mudança. Isso inclui tanto o treinamento no uso das plataformas quanto o entendimento das novas obrigações fiscais;
• Monitoramento de prazos e multas: a partir de 2026, a entrega das declarações relativas ao ano-calendário de 2025 será feita exclusivamente por meio do eSocial e da EFD-Reinf. As empresas que não cumprirem os prazos ou enviarem informações incorretas estarão sujeitas a multas e penalidades. O não cumprimento da entrega no prazo gera uma multa de 2% ao mês sobre o valor da declaração. Com valores mínimos de R$ 200,00 para empresas optantes pelo Simples Nacional e de R$ 500,00 para as demais;

Quem precisa declarar?

Até o fim de 2025, as empresas e organizações ainda terão que enviar a DIRF referente ao ano-calendário de 2024. São obrigados a apresentar a declaração todos os contribuintes que:

• Realizaram pagamentos ou créditos sujeitos à retenção de Imposto de Renda (IRRF) no ano anterior;
• Efetuaram retenções de contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL);
• Enviaram rendimentos a pessoas físicas ou jurídicas residentes no exterior.

Mesmo que a empresa não tenha efetuado retenção de IRRF, algumas entidades, como organizações regionais que administram esportes olímpicos ou candidatos a cargos eletivos, ainda são obrigadas a enviar a DIRF.

Vantagens da substituição da DIRF

Apesar das novas obrigações, a substituição da DIRF promete trazer benefícios importantes para as empresas. Entre as principais vantagens estão:

• Redução de custos operacionais: com a unificação das obrigações fiscais em um único sistema, as empresas deverão reduzir o tempo gasto na gestão dessas informações;
• Maior controle das informações: a centralização dos dados em plataformas como o eSocial e a EFD-Reinf deve aumentar a confiabilidade e a precisão das informações enviadas ao fisco;
• Menos risco de penalidades: o risco de erros nas declarações será menor, o que deve resultar em menos penalidades para as empresas.

Conclusão

A substituição da DIRF representa uma mudança significativa para as empresas, mas também traz oportunidades de modernização e simplificação dos processos fiscais.

A partir de 2025, será fundamental que as organizações estejam preparadas para as novas exigências, ajustando seus sistemas e capacitando suas equipes para a transição.

Com um planejamento adequado e a adoção das novas plataformas fiscais, as empresas podem não só cumprir suas obrigações, mas também otimizar seus processos internos e reduzir o risco de erros e penalidades. Participe da Comunidade Contadora Empreendedora e não perca nenhuma atualização!