Certificado Digital: Quais os tipos e quando são necessários?

Tipos de certificado digital
Tipos de certificado digital
Tipos de certificado digital

Certificado Digital: Quais os tipos e quando são necessários?

A era digital trouxe diversas ferramentas e facilidades, e uma delas é o certificado digital. 

No entanto, é comum surgirem dúvidas sobre como ele funciona e em quais situações é necessário. 

No universo contábil, especialmente, essa ferramenta tornou-se necessária. Neste artigo, abordaremos os principais tipos de certificado digital e suas aplicações.

Existem dois tipos principais de certificado digital: o e-CPF e o e-CNPJ. O e-CPF é vinculado ao CPF da pessoa física, enquanto o e-CNPJ refere-se à assinatura digital da empresa. 

Em outras palavras, o e-CPF é associado à pessoa física, e o e-CNPJ, como o próprio nome sugere, é destinado às empresas.

Além de entender esses conceitos básicos, é essencial conhecer as situações em que cada tipo de certificado é necessário. Também é relevante saber como orientar os clientes na obtenção deste certificado e como os contadores podem se beneficiar com ele, até mesmo adquirir um certificado digital gratuito. 

Ao longo deste artigo, serão exploradas todas essas questões e muito mais, de modo que o contador esteja sempre atualizado e pronto para atender às demandas digitais de seus clientes.

O que é o certificado digital?

O certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica para uma entidade ou indivíduo. Assim como uma pessoa pode consultar um documento físico, também pode fazer uma assinatura digitalmente com o uso do certificado. 

Da mesma forma, uma empresa tem a capacidade de distribuir contratos tanto fisicamente quanto por meio de seu certificado digital, associado ao seu CNPJ.

Importante destacar a diferenciação entre e-CPF e e-CNPJ. Quando se abre uma empresa para um cliente, é necessário um e-CPF, pois a assinatura para a constituição da empresa é feita pelo sócio, utilizando sua identificação de pessoa física.

A certificação digital, com base na criptografia de dados, fornece proteção, confidencialidade e integridade. Esse documento digital serve para identificar indivíduos e empresas no ambiente virtual, garantindo segurança nas transações online.

Qual o tipo de certificado digital escolher? 

Ao se deparar com a escolha de um certificado digital, surgem dois modelos principais: o A1 e o A3. 

O certificado tipo A1 é um arquivo eletrônico, armazenado diretamente no computador. Esse tipo de certificado não exige um dispositivo físico, como um cartão ou um token. 

Esta característica oferece a flexibilidade de ser instalado em múltiplos computadores, facilitando o acesso tanto para contadores quanto para empresas.

Por outro lado, o certificado tipo A3 é físico, geralmente apresentado em um cartão ou token. Para utilizá-lo, é necessário inserir o dispositivo em uma leitora específica. Este tipo de certificado pode se tornar um desafio logístico, principalmente quando a assinatura precisa ser feita em locais diferentes. 

Antigamente, muitos escritórios enfrentavam a rotina de enviar e receber cartões por meio de motoboys para realizar assinaturas.

Por ser mais prático e versátil, o certificado tipo A1 é amplamente recomendado. Em muitos casos, faz-se necessário até mesmo sugerir a atualização do certificado do cliente para o tipo A1, visando maior agilidade nos processos.

Portanto, a decisão sobre o tipo de certificado digital a ser utilizado deve considerar tanto a praticidade operacional quanto as necessidades específicas de assinatura e representação, seja para indivíduos ou empresas.

A conta Gov.br substitui o certificado digital?

Nos últimos anos, uma inovação significativa transformou o cenário das assinaturas eletrônicas: a introdução da conta Gov.br. Muitas juntas comerciais aderiram a essa alternativa, permitindo a assinatura de documentos por meio desta plataforma. Como resultado, observou-se uma redução na demanda por certificados digitais, especialmente o e-CPF.

Ao considerar a abertura de uma empresa, tradicionalmente seria necessário um e-CPF, pois é o sócio, uma pessoa física, quem assina o contrato social. 

Contudo, atualmente, muitas juntas comerciais aceitam a assinatura realizada pela conta Gov.br. Essa mudança representa uma economia, pois elimina o custo de adquirir um e-CPF, que gira em torno de R$ 150,00.

No entanto, é preciso ponderar. Utilizar a conta Gov.br pode ser um processo um pouco mais complexo, já que exige uma interação direta com o cliente, envio de SMS, inserção de códigos, entre outros. 

Em contrapartida, a economia e a praticidade de não necessitar de um dispositivo físico para assinaturas tornam a conta Gov.br uma opção vantajosa.

Dito isso, ainda existem situações em que a conta Gov.br não substitui completamente o e-CPF. Isso ocorre principalmente quando determinados estados não aceitam assinaturas realizadas por essa plataforma. 

O contador e o cliente devem basear a escolha entre a conta Gov.br e o e-CPF em suas necessidades específicas e no contexto em que se encontram.

Quais documentos a conta Gov.br permite assinar?

A conta Gov.br viabiliza a assinatura de diversos documentos, entre eles: abertura de empresas em certos estados, contratos de prestação de serviços, relatórios de faturamento e até documentos bancários. Para obter um guia detalhado de como efetuar a assinatura eletrônica com a conta Gov.br, clique neste link.

Certificado Digital E-CNPJ: principais situações de exigência

Quando se trata do e-CNPJ, muitos questionam: em quais momentos este certificado se faz essencial? A resposta depende do perfil e da atividade da empresa. Vejamos algumas situações:

Empresas de comércio: Logo após finalizar a abertura do CNPJ de uma empresa comercial, o próximo passo é encaminhá-la para a obtenção do certificado digital e-CNPJ. Este certificado é obrigatório, pois para acessar a SEFAZ, buscar ou emitir notas fiscais, o e-CNPJ é indispensável.

Prestadores de serviços: Para empresas que oferecem serviços, como representantes comerciais, por exemplo, a necessidade varia. Algumas prefeituras podem demandar o uso do e-CNPJ para acesso ao portal de serviços, enquanto outras não. 

Portanto, antes de decidir sobre a aquisição do certificado para empresas de serviços, é prudente verificar as exigências específicas da prefeitura local.

Empresas com funcionários: Se a empresa recém-criada pretende contratar funcionários, o e-CNPJ também se torna essencial. O acesso a plataformas como o eSocial, por exemplo, demandará o uso deste certificado.

Assim, ao concluir a abertura de um CNPJ, é importante avaliar as necessidades da empresa. Se for uma empresa comercial, a aquisição do e-CNPJ é imediata. No caso de prestadores de serviços, uma análise das regulamentações municipais pode determinar a necessidade.

Independentemente de ser um MEI ou uma empresa limitada, o importante é estar ciente das obrigações locais e garantir a conformidade.

Como contratar um certificado digital?

Quando se identifica a necessidade de um certificado digital, como no caso das empresas de comércio, o próximo passo é selecionar uma empresa emissora de confiança. Exemplos de empresas no mercado incluem: Certisign, Certivale, Rede Ideia, Safe Web e Serasa.

Mas, por que um contador deveria se preocupar com isso? A resposta é simples: as emissoras de certificado digital costumam estabelecer parcerias com contadores.

A razão é evidente: os contadores têm acesso direto aos potenciais clientes dessas empresas. Logo, há um interesse mútuo nessa colaboração. A emissora se beneficia das indicações, enquanto o contador, em muitos casos, recebe uma comissão por cada venda realizada através de sua indicação.

O processo de aquisição é simples:

  • O contador entra em contato com a emissora e consulta sobre possíveis parcerias.
  • Após o acordo, o contador indica a emissora para o cliente, que paga pelo certificado.
  • Após o pagamento, a emissora entra em contato com o cliente para validar, podendo usar vídeo chamada ou fazer presencialmente.
  • O contador, para garantir a continuidade do serviço ao cliente, deve monitorar as datas de renovação dos certificados. Algumas emissoras oferecem esse controle, mas é recomendável que o contador também mantenha seu próprio registro.

Vale mencionar que contadores, em algumas parcerias, podem obter o certificado digital gratuitamente. Portanto, ao escolher uma emissora, é fundamental verificar todos os benefícios oferecidos. 

Isso garante que, além de oferecer o melhor serviço ao cliente, o contador também aproveite as vantagens da parceria.

Em quais situações não é necessário o certificado digital?

Há diversas situações em que o certificado digital, seja e-CNPJ ou e-CPF, pode não ser exigido. Vejamos algumas delas:

Prestadores de serviços: Se a prefeitura local não exigir login por meio de certificado digital, um prestador de serviços pode não necessitar deste documento.

Empresas sem funcionários: Empresas que não possuem colaboradores, em muitos casos, também não demandam um e-CNPJ.

Contadores: Profissionais da contabilidade com CRC (registro profissional) têm duas opções: o e-CNPJ, se possuírem uma empresa de contabilidade, ou o e-Contador, um certificado digital específico para contadores sem CNPJ. 

Este último é ideal para aqueles que atuam como profissionais liberais, sem uma empresa constituída.

Envio de obrigações: Se o contador já possui um e-CNPJ ou e-Contador, ele pode enviar as obrigações fiscais de seus clientes por meio de procurações, evitando a necessidade de cada cliente ter seu próprio certificado.

É importante frisar que, mesmo em situações onde o certificado não é obrigatório, ele pode trazer facilidades e agilidade na gestão de processos. 

Além disso, profissionais que ainda não são contadores não podem enviar declarações fiscais, pois isso requer responsabilidade técnica, sendo uma atividade exclusiva de contadores registrados.

Procuração E-CAC: Como e quando utilizá-la?

Após entendermos a relevância do certificado digital e em quais situações ele é essencial, é importante destacar um recurso valioso para contadores: a procuração do E-CAC. 

Esta ferramenta é fundamental para a representação de empresas no ambiente virtual da Receita Federal.

A procuração E-CAC é eletrônica e não exige ida ao cartório nem assinatura manual. Assim, ao abrir uma empresa, é imprescindível realizar esta procuração. O processo é simples: acessa-se o E-CAC do cliente, modifica-se o acesso para “representante de pessoa jurídica”, inserindo o CNPJ da empresa. 

Em seguida, na seção de procurações, adiciona-se o CNPJ ou CPF do contador responsável, caso este possua o e-Contador.

Mas, qual a diferença entre o e-CPF e o e-Contador?  O e-CPF direciona-se ao sócio da empresa, enquanto o e-Contador destina-se especificamente aos contadores. Com ele, é possível gerenciar várias empresas simultaneamente, algo que o e-CPF convencional não permite. 

Assim, o e-Contador agrega mais funcionalidades, tornando-se uma ferramenta valiosa para o profissional de contabilidade.

Procuração para abertura de empresa na Junta Comercial

Diferente da procuração E-CAC, para abrir empresas na Junta Comercial, a procuração necessita de assinatura em cartório. 

Esta procuração substitui a necessidade do e-CPF do cliente, facilitando o processo de abertura e representação da nova empresa. Portanto, ao planejar a abertura de um novo negócio, é essencial considerar este passo e suas especificidades.

Conclusão:

O universo dos certificados digitais é vasto e essencial para a dinâmica moderna de contabilidade, principalmente a contabilidade digital. 

Através deste artigo, viu-se os diferentes tipos de certificados, suas aplicações e particularidades. Tornou-se evidente que a compreensão sobre quando e como utilizar cada certificado, bem como os processos de procuração, é crucial para uma contabilidade eficiente e adaptada às demandas digitais atuais.

Entretanto, assim como os certificados digitais, a contabilidade está em constante evolução. Por isso, é vital manter-se atualizado e pronto para adaptar-se às novas tecnologias, garantindo sempre o melhor para seus clientes e para seu crescimento profissional na contabilidade.

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